Wie Shared Services den digitalen Wandel meistern können

Die digitale Revolution hat Unternehmen weltweit grundlegend verändert. Während viele Unternehmen schnell auf neue Technologien setzen, sind es besonders die Shared Services, die im Zentrum dieser Transformation stehen. Shared Services bieten nicht nur die Chance, bestehende Prozesse effizienter zu gestalten, sondern auch die Möglichkeit, die gesamte Organisation flexibler und handlungsfähiger zu machen. Doch wie gelingt die digitale Transformation in diesem Bereich? Wie können Shared Services den Wandel so gestalten, dass er nicht nur effizient, sondern auch zukunftssicher wird?

Der Schlüssel zum Erfolg: Chancen und Risiken klar identifizieren

Der digitale Wandel in den Shared Services ist eine Herausforderung, die nicht nur die Technologie betrifft, sondern auch die Menschen, die Prozesse und die gesamte Unternehmenskultur. Bei Qubix Consulting GmbH glauben wir, dass der Schlüssel zum Erfolg darin liegt, Chancen und Risiken klar zu erkennen, passende Technologien zu nutzen und eine smarte Strategie zu entwickeln. Nur so kann der digitale Wandel im Bereich Shared Services nachhaltig und effektiv umgesetzt werden.

Chancen: Wie Shared Services von der Digitalisierung profitieren können

Die digitale Transformation bietet Shared Services eine Vielzahl von Vorteilen. Diese reichen weit über die reine Prozessoptimierung hinaus und schaffen neue Möglichkeiten, die einen erheblichen Einfluss auf die Effizienz, Kundenorientierung und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens haben können. Hier sind einige der wichtigsten Chancen, die sich durch die Digitalisierung für Shared Services ergeben:

1. Produktivitätssteigerung durch Automatisierung

Ein großer Vorteil der Digitalisierung ist die Möglichkeit, wiederkehrende und manuelle Aufgaben zu automatisieren. Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) können dabei helfen, langwierige und fehleranfällige Prozesse zu automatisieren. Dadurch gewinnen die Teams wertvolle Zeit, die sie auf strategische und wertschöpfende Aufgaben verwenden können. Die Produktivität steigt, Fehler werden minimiert und gleichzeitig sinken die Betriebskosten.

2. Kundenzentrierung durch digitale Plattformen

Durch die Digitalisierung können Shared Services zunehmend kundenorientierte Dienstleister werden. Digitale Plattformen ermöglichen es, personalisierte und nahtlose Nutzererfahrungen zu schaffen, die den Bedürfnissen der Kunden gerecht werden. In einer Zeit, in der Kundenzufriedenheit und -bindung im Mittelpunkt stehen, können Shared Services durch den Einsatz moderner Technologie einen erheblichen Beitrag zur Steigerung der Kundenzufriedenheit leisten. Dies führt nicht nur zu einer besseren Wahrnehmung des Unternehmens, sondern auch zu einer stärkeren Marktposition.

3. Datenbasierte Entscheidungsfindung

Daten sind der Treibstoff der digitalen Transformation. Mit der richtigen Technologie können Shared Services wertvolle Insights aus großen Datenmengen gewinnen. Echtzeit-Dashboards und fortschrittliche Analysetools ermöglichen es, fundierte und datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Auf diese Weise können Unternehmen schneller auf Veränderungen reagieren und ihre Strategie kontinuierlich anpassen.

4. Kosteneffizienz durch Automatisierung und Standardisierung

Die Digitalisierung ermöglicht es, Prozesse nicht nur zu automatisieren, sondern auch zu standardisieren. Dies hat einen direkten Einfluss auf die Kostenstruktur eines Unternehmens. Automatisierte und standardisierte Prozesse senken die Betriebskosten erheblich, da weniger manuelle Eingriffe erforderlich sind. Dies führt zu einer höheren Effizienz und einer besseren Ressourcennutzung. Dadurch bleibt mehr Budget für strategische Investitionen und Innovationen übrig.

Herausforderungen: Die Stolpersteine der digitalen Transformation

Doch so vielversprechend die Chancen der Digitalisierung auch sind, so stellen sich auch Herausforderungen. Die Umsetzung einer digitalen Transformation in Shared Services erfordert eine klare Strategie und ein methodisches Vorgehen, um die Schwierigkeiten zu überwinden. Es gibt mehrere Stolpersteine, die es zu beachten gilt:

1. Veraltete IT-Systeme (Legacy-Systeme)

Viele Unternehmen kämpfen mit veralteten IT-Infrastrukturen, die den Einsatz moderner Technologien erschweren. Legacy-Systeme sind oftmals nicht in der Lage, nahtlos mit neuen Lösungen zu kommunizieren oder die notwendige Flexibilität für die Transformation zu bieten. Ein schrittweiser Ansatz zur Modernisierung der IT-Infrastruktur ist daher oft unerlässlich. Die Migration zu neuen Systemen muss wohlüberlegt und sorgfältig geplant werden, um reibungslose Übergänge zu gewährleisten und den laufenden Betrieb nicht zu stören.

2. Kompetenzdefizite und Fachkräftemangel

Die Einführung neuer Technologien erfordert neue Kompetenzen und Qualifikationen. Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), Robotic Process Automation (RPA) und Cloud-Lösungen erfordern spezielle Fachkenntnisse, die nicht immer im Unternehmen vorhanden sind. Das bedeutet, dass Unternehmen entweder interne Schulungen durchführen oder externe Experten hinzuziehen müssen, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter mit den neuen Systemen effektiv arbeiten können. Der Fachkräftemangel im IT-Bereich kann hier eine zusätzliche Hürde darstellen.

3. Fehlende strategische Klarheit

Ein weiteres häufiges Problem bei der digitalen Transformation ist die fehlende strategische Klarheit. Ohne klare Ziele und eine detaillierte Roadmap bleibt das Potenzial der Shared Services ungenutzt. Die Digitalisierung sollte nicht isoliert betrachtet werden, sondern muss integraler Bestandteil der Unternehmensstrategie sein. Eine klare Vision und gut definierte Ziele sind entscheidend, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.

4. Kulturwandel und Veränderungsbereitschaft

Der digitale Wandel erfordert nicht nur technologische Anpassungen, sondern auch einen Kulturwandel. Die Einführung neuer Technologien und Arbeitsweisen kann bei den Mitarbeitern auf Widerstand stoßen, vor allem, wenn bestehende Prozesse und Gewohnheiten in Frage gestellt werden. Es ist wichtig, eine Kultur der Veränderungsbereitschaft zu etablieren, die den Mitarbeitern die Vorteile der Transformation näherbringt und ihre aktive Teilnahme an der Veränderung fördert.

Technologien: Die treibende Kraft der digitalen Transformation

Ohne die richtigen Technologien kann keine erfolgreiche digitale Transformation stattfinden. Die Digitalisierung von Shared Services setzt auf innovative Lösungen, die Prozesse effizienter machen und die Interaktion zwischen den verschiedenen Abteilungen und Systemen verbessern. Einige Schlüsseltechnologien, die die digitale Transformation vorantreiben, sind:

1. Robotic Process Automation (RPA)

RPA ist eine der wichtigsten Technologien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Sie ermöglicht es, repetitive Aufgaben, wie die Bearbeitung von Anfragen oder die Eingabe von Daten, effizient und fehlerfrei durch Roboter zu übernehmen. Dadurch können Shared Services ihre Produktivität erheblich steigern und sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.

2. Künstliche Intelligenz (KI)

Künstliche Intelligenz hilft dabei, komplexe Entscheidungen zu treffen und Prozesse weiter zu automatisieren. KI-gestützte Systeme können Daten analysieren, Muster erkennen und aus der Vergangenheit lernen, um zukünftige Entscheidungen zu optimieren. In Shared Services wird KI beispielsweise bei der Bearbeitung von Kundenanfragen oder der Analyse von Geschäftsdaten eingesetzt, um schnellere und fundierte Entscheidungen zu treffen.

3. Cloud-Technologie

Cloud-Technologie bietet die nötige Flexibilität und Skalierbarkeit, die Unternehmen benötigen, um in einer schnelllebigen digitalen Welt wettbewerbsfähig zu bleiben. Cloud-basierte Lösungen ermöglichen eine standortübergreifende Zusammenarbeit und bieten eine hohe Verfügbarkeit der Daten und Anwendungen. Für Shared Services bedeutet dies, dass sie von jeder Stelle aus effizient arbeiten können und gleichzeitig Kosten für die Infrastruktur reduziert werden.

4. Datenanalyse-Tools

Moderne Datenanalyse-Tools sind entscheidend, um aus den gesammelten Daten wertvolle Insights zu gewinnen. Durch Echtzeit-Dashboards können Entscheidungsträger jederzeit auf aktuelle Informationen zugreifen und fundierte Entscheidungen treffen. Dies schafft nicht nur Transparenz, sondern hilft auch, Risiken frühzeitig zu erkennen und Chancen besser zu nutzen.

Strategischer Ansatz für die digitale Transformation in Shared Services

Damit die digitale Transformation in Shared Services erfolgreich umgesetzt werden kann, ist ein strategischer Ansatz unerlässlich. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Unternehmen unternehmen müssen, um den Wandel effektiv zu gestalten:

1. Vision und Ziele definieren

Bevor mit der Digitalisierung begonnen wird, sollten Unternehmen eine klare Vision entwickeln. Welche Rolle sollen Shared Services künftig spielen? Welche strategischen Ziele verfolgt das Unternehmen und wie können Shared Services diese unterstützen? Eine klare Vision sorgt dafür, dass alle Beteiligten in dieselbe Richtung arbeiten und die digitale Transformation als langfristige Investition betrachtet wird.

2. Digitalisierungs-Roadmap entwickeln

Eine detaillierte Roadmap ist entscheidend, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten. Die Roadmap sollte klare Prioritäten, Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten festlegen, um sicherzustellen, dass alle Maßnahmen zielgerichtet und effizient umgesetzt werden.

3. Technologien passend auswählen

Die Auswahl der richtigen Technologien ist ein weiterer entscheidender Faktor. Unternehmen müssen Lösungen wählen, die den spezifischen Herausforderungen und Anforderungen ihrer Shared Services gerecht werden. Dabei sollten sie sowohl auf bewährte Technologien als auch auf innovative Lösungen setzen, die ihnen helfen, Wettbewerbsvorteile zu sichern.

4. Fähigkeiten aufbauen

Die Digitalisierung erfordert neue Kompetenzen. Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter schulen und gegebenenfalls neue Experten einstellen, die über das nötige Know-how verfügen. Eine kontinuierliche Weiterbildung ist entscheidend, um die Technologien optimal zu nutzen und das volle Potenzial der digitalen Transformation auszuschöpfen.

5. Erfolge messen und kommunizieren

KPIs (Key Performance Indicators) sind unerlässlich, um den Erfolg der digitalen Transformation zu messen. Unternehmen sollten regelmäßig überprüfen, ob die gesetzten Ziele erreicht werden, und die Ergebnisse transparent kommunizieren, um das Engagement und die Akzeptanz der Mitarbeiter zu fördern.