Wie ‚Reporting as a Service‘ mit 7 Vorteilen die ultimative Lösung ist

Reporting-Projekte in Unternehmen scheitern häufig aus einer Vielzahl von Gründen, die mit der Komplexität der Prozesse, der mangelnden Planung und der unzureichenden Ressourcenallokation zusammenhängen. Trotz des hohen Ressourcenaufwands und der technischen Herausforderungen sind viele dieser Projekte nicht in der Lage, ihre Ziele zu erreichen oder den gewünschten Nutzen zu bringen. Laut einer Studie von Gartner scheitern etwa 80 % der Reporting- und Business-Intelligence-Projekte, während Forrester Research die Zahl auf 30 bis 50 % schätzt. Diese alarmierenden Zahlen werfen die Frage auf: Warum sind so viele Reporting-Projekte nicht erfolgreich und wie kann dies in Zukunft vermieden werden?

Warum Reporting-Projekte scheitern

Es gibt zahlreiche Gründe, warum Auswertungsprojekte oft nicht den gewünschten Erfolg bringen. Die häufigsten Probleme sind:

• Mangelnde Datenqualität: Ohne saubere, verlässliche Daten kann kein funktionierendes System aufgebaut werden. Häufig fehlt es an der Konsistenz und Aktualität der Daten, die für die Analyse und Berichterstattung notwendig sind.
• Unklare Anforderungen: Wenn die Anforderungen an das System von Anfang an nicht klar definiert sind, kann dies zu Missverständnissen und einem falschen Fokus führen.
• Mangelnde Benutzerakzeptanz: Die besten Systeme sind nur dann von Wert, wenn sie von den Benutzern auch angenommen und effektiv genutzt werden. Ein mangelndes Benutzerverständnis oder eine zu hohe Komplexität der Systeme führen oft zur Ablehnung.
• Technische Herausforderungen: Der technische Aufwand für die Erstellung und Pflege eines eigenen Systems ist enorm und kann schnell zu Problemen führen.
• Hohe Investitionskosten: Der Aufbau eines eigenen Systems erfordert oft hohe Investitionen in Infrastruktur, Software und Personal.
• Verfügbarkeit von Experten: Die Entwicklung und Wartung von Systemen erfordert spezialisierte Fachkräfte. Wenn diese nicht ausreichend verfügbar sind, können Projekte ins Stocken geraten.

Die Komponenten eines erfolgreichen Reporting-Systems

Ein funktionierendes System setzt sich im Wesentlichen aus drei Bausteinen zusammen:

Daten & Datenquellen: Das wichtigste Element eines Systems sind die Daten. Doch wo findet man die richtigen und relevanten Daten im Unternehmen und wie lassen sich diese korrekt integrieren?

Datenaufbereitung & Definition: Die technische Aufbereitung der Daten ist vergleichsweise einfach, während die inhaltliche Aufbereitung und die Definition relevanter KPIs eine größere Herausforderung darstellen. Hier geht es darum, welche KPIs benötigt werden, wie diese definiert sind und wie sie im Kontext zueinander interpretiert werden.

Darstellung der Ergebnisse: Moderne Systeme bieten viele Möglichkeiten zur Darstellung von Daten – sei es in Form von Listen, Grafiken oder KPIs. Doch gerade die richtige Darstellung der Daten und die Erkennung von Zusammenhängen stellt Unternehmen immer wieder vor Herausforderungen.

Warum „Reporting as a Service“ eine sinnvolle Lösung ist

Angesichts der Herausforderungen beim Aufbau und Betrieb eines eigenen Reporting-Systems stellt sich die Frage, ob Unternehmen diesen Aufwand wirklich auf sich nehmen müssen. In vielen Fällen ist es sinnvoller, auf „Reporting as a Service“ (RaaS) zurückzugreifen und den Reporting-Prozess an einen externen Dienstleister auszulagern. Dies spart nicht nur Ressourcen, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Vorteile von Reporting as a Service:

Kosteneffizienz: Unternehmen müssen keine großen Investitionen in Infrastruktur, Software oder Hardware tätigen. Stattdessen zahlen sie lediglich für die Nutzung des Dienstes.

Skalierbarkeit: RaaS-Lösungen sind flexibel und skalierbar, sodass Unternehmen ihre Reporting-Kapazitäten schnell an neue Anforderungen anpassen können.

Zugänglichkeit: Da viele RaaS-Dienste cloudbasiert sind, können sie von überall aus genutzt werden. Das erhöht die Flexibilität und Zugänglichkeit für die Nutzer.

Aktualität: Anbieter von RaaS aktualisieren ihre Systeme regelmäßig, sodass Unternehmen immer die neuesten Funktionen und Sicherheitsupdates nutzen können.

Fokus auf Kernkompetenzen: Durch die Auslagerung des Reporting-Prozesses können sich Unternehmen auf ihre eigentlichen Geschäftsprozesse konzentrieren und müssen sich nicht mit den technischen Details des Reportings befassen.

Schnellere Implementierung: RaaS-Lösungen sind in der Regel schneller implementiert als maßgeschneiderte interne Lösungen.

Moderne Technologien: Neue Technologien, wie etwa Künstliche Intelligenz für Prognosen, werden zeitnah in RaaS-Lösungen integriert, sodass Unternehmen immer auf dem neuesten Stand der Technik sind.

Herausforderungen und Nachteile von Reporting as a Service

Natürlich gibt es auch einige Nachteile und Risiken, die bei der Entscheidung für RaaS berücksichtigt werden müssen:

Datenschutz und Sicherheit: Sensible Unternehmensdaten müssen in die Cloud übertragen werden, was Fragen zum Datenschutz und zur Sicherheit aufwirft. Es ist entscheidend, dass der Anbieter strenge Sicherheitsstandards einhält.

Abhängigkeit vom Anbieter: Unternehmen sind von der Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit des RaaS-Anbieters abhängig. Bei Ausfällen oder Performance-Problemen beim Anbieter können die Reporting-Funktionen beeinträchtigt werden.

Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten: Standardisierte RaaS-Lösungen bieten möglicherweise nicht die gleiche Flexibilität wie maßgeschneiderte interne Lösungen. Doch in vielen Fällen ist es sinnvoll, ein erprobtes Modell zu nutzen, anstatt alles selbst zu entwickeln.

Konnektivitätsabhängigkeit: Da RaaS-Dienste internetbasiert sind, hängt ihre Leistung von einer stabilen Internetverbindung ab. Bei schlechtem Netz kann die Nutzung beeinträchtigt werden.

Fazit

Der Aufbau und Betrieb eines modernen Reporting-Systems ist mit hohem Aufwand und Kosten verbunden. Viele Unternehmen haben jedoch keine Notwendigkeit, den gesamten Prozess intern abzuwickeln. Durch den Einsatz von Reporting as a Service können die meisten Anforderungen an ein Reporting-System schneller und kostengünstiger erfüllt werden. Unternehmen können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, während ein externer Anbieter die technischen und betrieblichen Aufgaben übernimmt. Dies ermöglicht eine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit, da der Service je nach Bedarf angepasst und erweitert werden kann. Zudem profitieren Unternehmen von der Expertise des Anbieters, der stets mit den neuesten Technologien und Best Practices arbeitet.