Strategien zur Überwindung von Komplexität

In vielen Projekten und Arbeitsbereichen hört man immer wieder den Satz: „Das ist zu komplex.“ Was folgt, sind oft endlose Diskussionen und wenig konkrete Ergebnisse. Doch was bedeutet es wirklich, wenn etwas als „komplex“ bezeichnet wird? Häufig stehen dahinter zwei zentrale Herausforderungen: fehlende Entscheidungen und unübersichtliche Prozesse. Beide lassen sich gezielt angehen.

Komplexität als Entscheidungsproblem

Ein wesentlicher Grund, warum etwas als „komplex“ wahrgenommen wird, liegt oft darin, dass eine Entscheidung aussteht. Anstatt die Fakten zu prüfen und auch unter Unsicherheiten eine Wahl zu treffen, wird das Problem vertagt. Dieser Aufschub hat jedoch Konsequenzen: Es kommt zu unnötigen Verzögerungen, ineffizienten Prozessen und endlosen Meetings, die keinen echten Fortschritt erzielen. Die Unklarheit verstärkt das Gefühl der Komplexität und führt zu Frustration im Team sowie geminderter Produktivität.

Die Lösung: Entscheidungen dürfen nicht aufgeschoben werden. Das Management trägt die Verantwortung, die notwendigen Informationen systematisch zusammenzutragen, Risiken abzuwägen und darauf basierend eine klare Richtung vorzugeben. Unsicherheit gehört dabei oft dazu – doch genau diese zu managen und handlungsfähig zu bleiben, ist eine Kernaufgabe des Managements.

Ein entschlossenes Management schafft nicht nur Klarheit, sondern auch Vertrauen innerhalb des Teams. Klare Entscheidungen zeigen, dass die Führung bereit ist, Verantwortung zu übernehmen und pragmatisch zu handeln. Durch zeitnahe Entscheidungen werden Prozesse beschleunigt und die Komplexität spürbar reduziert – ein essenzieller Schritt für langfristigen Erfolg und nachhaltige Effizienz.

Komplexität durch unübersichtliche Prozesse: Wie Automatisierung für Klarheit sorgt

Eine andere häufige Ursache für Komplexität liegt in gewachsenen Prozessen. Über Jahre hinweg werden Abläufe ergänzt und angepasst, bis schließlich niemand mehr den Überblick hat. Die

Folge: Ein unübersichtlicher und schwer verständlicher Prozess, der unnötig kompliziert erscheint.

Die Lösung besteht darin, den Prozess zu analysieren und neu zu strukturieren. Dabei helfen folgende Fragen:

• Was soll der Prozess erreichen?
  Fokussieren Sie sich auf das eigentliche Ziel des Prozesses.
• Welche Schritte oder Ausnahmen sind überflüssig?
  Identifizieren Sie „Sonderlocken“, die keinen Mehrwert bringen, und eliminieren Sie sie.

Das Ziel ist ein schlanker, einfacher Prozess. Ein guter Prozess lässt sich klar in Regeln ausdrücken, die jeder verstehen und anwenden kann – etwa: „Wenn A, dann B, sonst C.“

Klare Prozesse ermöglichen Automatisierung und leichtere Entscheidungen

Ein verschlankter und klar strukturierter Prozess bietet nicht nur eine bessere Übersicht über Abläufe, sondern schafft auch die Grundlage für eine effektive Automatisierung. Sobald Prozesse klar definiert und in feste Regeln gefasst sind, können sie von Programmen, Skripten oder speziellen Automatisierungstools übernommen werden. Dieser Schritt ermöglicht eine erhebliche Steigerung der Effizienz und setzt Ressourcen frei, die in anderen Bereichen des Unternehmens eingesetzt werden können.

Tools wie Microsoft Power Automate oder andere Low-Code- und No-Code-Plattformen spielen hierbei eine Schlüsselrolle. Sie ermöglichen es, auch ohne tiefgehendes technisches Wissen komplexe Workflows zu automatisieren. Aufgaben wie das Versenden von Berichten, das Aktualisieren von Datenbanken oder das Verarbeiten von Eingaben können schnell und unkompliziert digitalisiert werden. Dadurch wird der Einsatz teurer Entwicklungsressourcen minimiert und die Automatisierung auch für kleine und mittelständische Unternehmen zugänglich gemacht.

Die Vorteile von Automatisierung gehen jedoch weit über Zeitersparnis hinaus. Neben der schnelleren Ausführung von Aufgaben sorgt sie auch für eine signifikante Reduktion von Fehlern, die durch manuelle Eingriffe entstehen können. Prozesse werden konsistenter und zuverlässiger, was sowohl die Qualität der Ergebnisse als auch die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern steigert. Gleichzeitig können Teams sich auf strategisch wichtige und kreative Aufgaben konzentrieren, anstatt sich mit repetitiven Tätigkeiten aufzuhalten. Dies fördert nicht nur die Produktivität, sondern trägt auch langfristig zur Innovationsfähigkeit des Unternehmens bei. Automatisierung ist somit ein essenzieller Bestandteil moderner Prozessoptimierung und ein entscheidender Faktor für den Geschäftserfolg.

Alles, was sich in Regeln fassen lässt, lässt sich in Programmen oder Skripten abbilden – und damit automatisieren. (Alexander Schmidt)

Komplexität ist in vielen Fällen vermeidbar. Sie entsteht oft durch zögerliche Entscheidungsfindung, unübersichtliche Abläufe oder das Festhalten an veralteten Strukturen. Doch statt sich von dieser Komplexität überwältigen zu lassen, gibt es Möglichkeiten, gezielt dagegen vorzugehen. Mit klaren Entscheidungen, einer strukturierten Herangehensweise und der konsequenten Verschlankung von Prozessen lassen sich viele Herausforderungen effektiv lösen. Dieser Ansatz schafft nicht nur Transparenz und Effizienz, sondern auch eine solide Grundlage für weitergehende Optimierungen, wie beispielsweise die Automatisierung von Routineaufgaben.

Ein solches Vorgehen hilft Unternehmen, nicht nur kurzfristige Probleme zu bewältigen, sondern auch nachhaltig zu arbeiten. Die eingesparte Zeit und die gesteigerte Effizienz können genutzt werden, um Ressourcen in strategisch wichtige Projekte zu lenken und Innovationen voranzutreiben. Letztendlich bedeutet dies, echte Mehrwerte für das Unternehmen zu schaffen, die über reine Kosteneinsparungen hinausgehen.

Die Angst vor „Komplexität“ sollte also kein Hindernis sein – vielmehr ein Ansporn, Klarheit zu schaffen, mutige Entscheidungen zu treffen und proaktiv Lösungen umzusetzen. Mit einem strategischen und lösungsorientierten Ansatz können Unternehmen die Kontrolle zurückgewinnen und den Weg zu langfristigem Erfolg ebnen.