ERP und Shop-Systeme integrieren: Herausforderungen vermeiden

ERP-Systeme oder Warenwirtschafs-Systeme sind oft sehr komplex und haben eine andere Datenstruktur als Shop-Systeme. Die Zusammenführung und Mapping dieser unterschiedlichen Datenstrukturen kann eine Herausforderung darstellen. Ziel muss es immer sein eine automatische Verbindung zwischen den Systemen zu erreichen, mit möglichst wenig Anpassungen und Datenkonvertierungen. Nur so lasen sich Fehleranfälligkeit und Projektrisiken minimieren.

Unternehmen müssen bei der Einführung oft mit internen Widerständen gegen das neue System, Problemen bei der Software-Integration und schlechter Datenqualität kämpfen.

Die Mitarbeiter müssen geschult werden, um die Systeme richtig zu nutzen. Interne Akzeptanz und Befähigung sind hier der Schlüssel. Implementierungen können nach der Einführung scheitern, wenn es keine internen Befürworter oder eine angemessene Dokumentation der Arbeitsabläufe gibt. Die Mitarbeitenden müssen auch verstehen, warum sich ihre Abläufe ändern, um motiviert zu bleiben, das System zu nutzen.

Unternehmen, die einen klaren Plan für die ERP-Integration und ein Verständnis für ihre Anforderungen haben, können diese Probleme vermeiden.

Herausforderungen

ERP-Systeme und Warenwirtschaftssysteme unterscheiden sich oft stark in ihrer Datenstruktur von Shop-Systemen, was die Zusammenführung und das Mapping zu einer großen Herausforderung macht. Die automatische Verbindung dieser Systeme erfordert durchdachte Lösungen, um Anpassungen und Datenkonvertierungen auf ein Minimum zu reduzieren. Nur so lassen sich Fehlerquellen und Projektrisiken effektiv eindämmen.

Roadmap, Projektplan und ToDo-Listen

Die Einführung eines Integrationsprojekts, insbesondere im Zusammenhang mit einem ERP- und Shop-System, kann eine komplexe Herausforderung darstellen, da in der Regel zahlreiche Unternehmensbereiche involviert sind. Dies führt zu Auswirkungen auf den Markt und die Kundenbeziehungen. Die technologische Komplexität wird zudem durch die Notwendigkeit von Schnittstellen zwischen ERP-System und Shop-System sowie anderen technischen Anforderungen erhöht.

In Anbetracht dieser Komplexität ist es von zentraler Bedeutung, eine klare Projektstruktur zu etablieren. Ein wesentlicher erster Schritt besteht darin, eine Roadmap mit definierten Meilensteinen zu erstellen, um das Big Picture des Projekts zu vermitteln. Dies ermöglicht allen Beteiligten ein gemeinsames Verständnis darüber, welche Schritte zu welchem Zeitpunkt erfolgen sollen.

Um das „Big Picture“ erfolgreich in die Praxis umzusetzen und Aufgaben effizient zu verteilen, bedarf es eines detaillierten Projektplans sowie entsprechender ToDo-Listen. In diesen Dokumenten werden Verantwortlichkeiten festgelegt, Termine definiert und weitere relevante Informationen eingebunden. Dabei ist es wichtig, die Anforderungen und Abhängigkeiten zwischen ERP- und Shop-System genau zu berücksichtigen. Dies entspricht den grundlegenden Prinzipien des Projektmanagements, die als fundamentales Rüstzeug für eine erfolgreiche Umsetzung dienen.

Das Team

Ein effektives Projekt erfordert die Zusammensetzung eines kompetenten Teams, welches aus unterschiedlichen Fachkräften besteht. Vor allem bedarf es eines erfahrenen Projektleiters, der idealerweise über einschlägige Erfahrung im entsprechenden Kontext verfügt. Des Weiteren sind Vertreter aus den jeweiligen Fachbereichen (wie Sales, Finance, Logistik, Einkauf und gegebenenfalls Produktion) von entscheidender Bedeutung, da sie von Anfang an in den Prozess involviert sind. Diese Teammitglieder sollten ein tiefgreifendes Verständnis der Systeme und Prozesse besitzen, um diese erfolgreich konzipieren und ihre eigenen Anforderungen in das Projekt einbringen zu können.

Neben den Fachbereichsvertretern sind IT-Experten unentbehrlich, die nicht nur mit den betreffenden Systemen vertraut sind, sondern auch über Erfahrung in der Durchführung von Integrationen verfügen. Diese Fachleute sind in der Lage, das Projekt entsprechend den Anforderungen umzusetzen. Sie nehmen auch eine kritische Rolle ein, da sie gegebenenfalls den Stopp von Vorhaben empfehlen können, die nicht bewährten Best Practices entsprechen oder die Komplexität des Projekts übermäßig steigern könnten. Ihre Expertise gewährleistet somit eine ausgewogene Abwägung zwischen praktikablen Lösungen und der Einhaltung hoher Qualitätsstandards.

Anforderungen an Geschäftsprozesse

Die optimale Unterstützung der Geschäftsprozesse durch die Implementierung geeigneter Systeme, wie etwa ein ERP-System, ist ein essenzielles Anliegen. Zu diesem Zweck hat sich in der Praxis bewährt, zu Beginn des Projekts die Geschäftsprozesse in Form von Skizzen darzulegen. Diese Prozessbilder müssen nicht zwangsläufig den Status der Perfektion erreichen. Die Wahl des Tools und der Notation für die Prozessdarstellung mag von untergeordneter Bedeutung sein. Vielmehr liegt das Hauptaugenmerk darauf, dass die skizzierten Prozesse eine umfassende Vollständigkeit aufweisen und insbesondere kritische Sonderfälle angemessen berücksichtigen.

Die Akzeptanz verschiedener Darstellungsmethoden und Werkzeuge bietet Flexibilität bei der Erstellung der Prozessbilder. Die primäre Zielsetzung besteht darin, die relevanten betrieblichen Abläufe angemessen zu erfassen und darauf aufbauend die geeigneten Systemlösungen, wie ein ERP-System, zu entwickeln. Ein umfassendes Verständnis der Geschäftsprozesse und die Einbeziehung von Sonderfällen gewährleisten somit eine effektive Umsetzung der Systeme zur bestmöglichen Unterstützung der Unternehmensaktivitäten.

Datenqualität und -konsistenz

Die Daten in beiden Systemen müssen genau und konsistent sein, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten. Inkonsistente oder fehlerhafte Daten in einem System können zu Problemen führen, wenn sie mit dem anderen System synchronisiert werden. Zusätzlich ist es von grundlegender Bedeutung, für jeden spezifischen Datenbereich innerhalb des Unternehmens eine klare Identifizierung eines führenden Systems vorzunehmen. Dieses führende System übernimmt die verantwortungsvolle Rolle, als maßgebliche Quelle für die betreffenden Daten zu dienen und somit die Autorität über die Datensätze zu besitzen. Durch diese Festlegung wird gewährleistet, dass Inkonsistenzen oder Unklarheiten in Bezug auf die Datennutzung vermieden werden, was zu einer verbesserten Datenintegrität und kohärenten Geschäftsprozessen führt.

Integrationstechnologie

Die Auswahl der richtigen Integrationstechnologie ist entscheidend. Eine schlecht durchgeführte Integration kann zu Verzögerungen, Datenverlust oder anderen technischen Problemen führen. Es ist wichtig, eine gut unterstützte und zuverlässige Integrationslösung zu wählen, die regelmäßig aktualisiert wird und mit den sich entwickelnden Systemen kompatibel bleibt. Diese Lösung sollte weitestgehend automatisiert arbeiten, jedoch gleichzeitig dauerhaft die Mitarbeiter auf Fehler hinweisen – und das auch in 3 oder 5 Jahren noch. Zudem sollte sie eine klare Benutzeroberfläche bieten, die eine schnelle Diagnose und Fehlerbehebung ermöglicht, um Ausfallzeiten zu minimieren und die Effizienz zu maximieren.

Echtzeit-Synchronisation

Wenn Ihr Shop-System und ERP-System nicht in Echtzeit synchronisiert sind, kann es zu Bestandsproblemen kommen. Kunden könnten Produkte bestellen, die nicht mehr verfügbar sind, oder es könnte zu Überverkäufen kommen, was zu einer negativen Kundenerfahrung und potenziellen Umsatzverlusten führt. Darüber hinaus können falsche Bestandsdaten zu Problemen in der Lagerverwaltung und ungenauen Lieferzeiten führen, was wiederum die gesamte Logistik und den Service beeinträchtigt. Eine Echtzeit-Synchronisation ist daher entscheidend, um die Effizienz zu steigern und die Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten.

Sicherheit und Datenschutz

Die Integration von Systemen birgt auch Sicherheitsrisiken. Die Daten müssen sicher zwischen den beiden Systemen übertragen werden, und es müssen Mechanismen vorhanden sein, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf sensible Daten haben.

Dein ERP-System beherbergt die wichtigsten Geschäftsinformationen, einschließlich sensibler Kundendaten und geschützter Informationen. Diese müssen um jeden Preis geschützt werden.

Wenn dein System durch die ERP-Integration noch komplexer wird, steigt die Wahrscheinlichkeit ungesicherter Verbindungen, was dein Unternehmen einer höheren Bedrohung aussetzt, wenn Cyberhacker es auf ERP-Software abgesehen haben.

Skalierbarkeit

Eine erfolgreiche Integration sollte auch die zukünftigen Wachstumspläne Ihres Unternehmens berücksichtigen. Die Lösung sollte skalierbar sein und mit steigender Geschäftsgröße mithalten können, ohne dass dies zu Leistungseinbußen führt. Zudem sollte die Integration flexibel genug sein, um sich an neue Marktanforderungen und technologische Entwicklungen anzupassen, sodass Ihr Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleibt.

Benutzerakzeptanz und Schulung

Wenn Ihre Mitarbeiter die integrierten Systeme nicht richtig nutzen können, kann dies den Zweck der Integration beeinträchtigen. Eine angemessene Schulung und Unterstützung sind erforderlich, um sicherzustellen, dass alle Benutzer die Integration effizient nutzen können.

Neben der Schulung stellt insbesondere die intensive Auseinandersetzung der Mitarbeiter mit dem neuen System einen wesentlichen Erfolgsfaktor dar. Analog zur Erkenntnis, dass Autofahren nicht allein in der Fahrschule erlernt wird, sondern durch die persönliche Erfahrung geprägt wird, verhält es sich ähnlich mit einem ERP-System. Während die Schulung grundlegende Kenntnisse und das erforderliche Handwerkszeug vermitteln mag, erlangen die Mitarbeiter eine tatsächliche Effektivität erst, wenn sie das System in der Praxis anwenden.

Für eine umfassende Einarbeitung und Adaption benötigen die Mitarbeiter sowohl vor als auch nach der Go-Live-Phase ausreichend Zeit. Die Nachbereitung der Schulung sowie die Möglichkeit, das System in realen Arbeitsabläufen zu nutzen, sind dabei von zentraler Bedeutung. Nur durch eine kontinuierliche Beschäftigung mit dem neuen System können die Mitarbeiter die nötige Kompetenz und Sicherheit erlangen, um die Vorteile des ERP-Systems effektiv für ihre täglichen Aufgaben zu nutzen. Demnach spielt die gezielte Unterstützung der Mitarbeiter während dieser Einarbeitungsphase eine entscheidende Rolle für den erfolgreichen Übergang zur Nutzung des neuen Systems im Unternehmensalltag.

Kosten und Budget

Die Integration kann mit erheblichen Kosten verbunden sein, einschließlich Softwarelizenzen, Entwicklung, Schulung und Support. Es ist wichtig, ein realistisches Budget zu erstellen und die Gesamtkosten im Auge zu behalten.

Oft entstehen bei ERP-Integrationen weitere Kosten, die nicht im ursprünglichen Preis beinhaltet sind. Meist sind System-Updates zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit die Hauptursache.

Aber: Die Vorteile einer ERP-Integration überwiegen die Kosten. Die Auswahl des richtigen ERP-Systems ist dabei entscheidend. Das richtige System wird dich dabei unterstützen, die Integration und Implementierung abzudecken, klare Kostenziele zu setzen und das ERP optimal in deinem Unternehmen einzusetzen.

Anpassungen und Upgrades

Ein Shop-System und ein ERP-System bzw. ein Warenwirtschafts-System sind „lebende“ Systeme. Es wird immer mal wieder Änderungen geben. Wenn Sie Änderungen an einem der Systeme vornehmen oder ein Upgrade durchführen, kann dies die Integration beeinträchtigen. Es ist wichtig, solche Änderungen sorgfältig zu planen und ihre Auswirkungen auf die Integration zu berücksichtigen.