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Team Offsite neu planen und durchführen 1O1

Autor: Jonathan Berk

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In diesem Tutorial

Warum benötigt mein Unternehmen ein Team Offsite Event 

Ein Problem, das jeder hat, der ein verteilt-sitzendes Team leitet: Wie können der Zusammenhalt, die Kommunikation und das Verständnis innerhalb des Teams gefördert werden. Vor allem aktuell in Zeiten von Kontaktsperren, bedingt durch Corona, stellen sich immer mehr Teamleiter diese Frage. Menschen, die zusammen in einem Raum sitzen, kommunizieren, nicht nur mehr und effizienter; vielmehr findet über 50 % einer Konversation über Mimik und Körpersprache statt, was ebenfalls wegfällt.

Selbst wenn bei Online Meetings die Kamera an ist, ist dies in keinster Weise vergleichbar mit einem im Büro zusammenarbeitendem Team. Team Offsite Evets bieten die Chance, nicht nur den Zusammenhalt und die Kreativität des Teams zu stärken, sondern auch Probleme zu lösen und Kommunikation zu verbessern. 

Kein Budget? Kein Problem!

Offsite Events müssen nicht immer in teuren Locations und mit großen Ereignissen stattfinden. Die Ausmaße, die ein solches Ereignis haben sollte, können individuell entschieden werden und sollten an Gegebenheiten, Ziele und Inhalte angepasst werden. Auch ein online Meeting kann mithilfe der richtigen Tools und Konzepte einen weiten Weg gehen. Die Pandemie hat eine Vielzahl an Websites, Kommunikationstools und Online Verbindungs-Möglichkeiten aufgezeigt, welche genutzt werden können, um ein Ereignis spannend, abwechslungsreich und erfolgreich werden zu lassen. 

Herausforderungen & Planung Team Offsite

Nachdem die Art der Veranstaltung feststeht, ist es unerlässlich zu klären, dass die Sicherheit im Falle von einem In Person Meeting gewährleistet ist. Frühzeitig müssen die Maßnahmen für die gesamte Dauer geplant und festgelegt werden. Einfacher wird es, wenn ein Off-Site-Moderator festgelegt wird, welchem Aufgaben übertragen werden können.

Nichts ist schlimmer als vor Ort oder während des Ereignisses festzustellen, dass die Technik oder das Equipment nicht funktioniert. Machen Sie sich rechtzeitig damit vertraut und testen Sie es! Ein Plan B ist in jedem Fall sinnvoll und zu empfehlen! 

In dem ungewollten Fall, dass das Ereignis aufgrund von Covid online stattfinden muss, ist es wichtig, die Zeitzonen aller Beteiligten zu erfragen und eine für alle geeignete Zeit zu finden. Alle Termine sollten an Zeiten geschehen, an denen jeder problemlos teilnehmen kann. 

Online Offsite Meeting, Teamevent

Wie mache ich das Event erfolgreich 

Wenn Zeit und Geld in ein Ereignis wie ein Offsite Meeting investiert werden, sollte dies natürlich auch das gewünschte Ergebnis bringen. Mit den folgenden 5 Tipps können Sie sicherstellen, dass Ihre Bemühungen sich lohnen und das Event ein Erfolg wird.

Was ist das Setting?

Setting beschreibt in diesem Fall nicht nur die Location, an welcher das Event stattfindet, sondern vielmehr den gesamten, die Inhalt umgebenen Rahmen. Dieser wird bestimmt durch die Atmosphäre der Location, einschließlich der möglichen Aktivitäten, welche durchgeführt werden. Oft vergessen werden Alternativen im Falle von schlechten Wetterbedingungen und Verpflegung. Das Setting schließt auch alle technischen Anforderungen mit ein, welche erfüllt werden müssen, um das Offsite Event erfolgreich werden zu lassen. 

Transparente Kommunikation

Wie auch bei der Arbeit ist es bei einem Offsite Event wichtig, dass die Kommunikation transparent stattfindet und alle Beteiligten einschließt. Jedes Teammitglied sollte von Anfang an in den Entscheidungsprozess involviert sein und seine Meinung dazu abgeben dürfen. Es sollte im Voraus besprochen werden, welche Ziele erreicht und welche Entscheidungen getroffen werden sollen.

Zeit ist Geld

Natürlich ist im Falle einer Investition in ein teures Offsite Event auch der Wunsch groß, dass sich dieses rentiert und erfolgreich wird. Der Wert entsteht durch in Echtzeit ausgetauschte Ideen und das kreative Denken. Stundenlange Präsentationen oder komplizierte Dokumente sind somit hier fehl am Platz!

Nie den Spaß vergessen 

Wenn ein Offsite Meetig langweilig und monoton wird, dann werden es auch die daraus entstehenden Ideen. Spannende Aktivitäten und die Chance durchatmen zu können sind ein muss!

Fleiebel bleiben 

Eine im Vorraus festgelegte Agenda ist zwar wichtig, sollte aber genug Flexibilität zulassen, dass die Programmpunkte nicht erzwungen werden. Die Dynamik des Teams und die Atmosphäre sollten ebenso die Konversation vorantreiben wie die Themen. Während dem Event sollten immer wieder Möglichkeiten zum Soializing und Smalltalk zugelassen werden. 

Was passiert danach?

In jedem Fall sollte der Inhalt des Offsite Events aufgezeichnet werden. Dies hilft nicht nur zur Dokumentation und Nachbereitung der verschiedenen Ideen für Feedback, sondern kann auch hilfreich sein für mögliche Personen, die nicht an dem Event teilnehmen konnten. Auf Inhalte zurückschauen zu können hilft Themen aufzubauen und den entstandenen Mehrwert für Wachstum zu nutzen

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